하지만 백날 공부해도 성적이 바닥을 기는 학생처럼 비참한 기분이 들 때가 있다면, '체계적으로 일해야 칼퇴근 된다'가 좋은 지침서가 될 것이다. 업무 성과를 떨어뜨리는 고질적인 문제를 간단한 아이디어로 해결하는 형식으로 구성돼 있다. 체계성, 집중력, 생산성을 증가시키는 핵심적인 방법을 실었다.
비체계적인 일처리는 문제의 현상이지 원인 자체가 아니며, 그 원인을 한 가지에서 찾는 것은 어리석은 짓임을 지적한다. 그리고 심리학, 물리학, 뇌 과학에서 얻은 지식을 바탕으로 문제의 원인을 분석하고, 거기에 만점짜리 실천력을 더한 쉬운 아이디어를 제시한다.
하기 쉬운 일일수록 빨리 끝낼 수 있고 성과도 좋다. 그리고 세상에는 일을 수월하게 해주는 수많은 방법이 있으며, 많은 사람들이 이 방법에 대해 알고 있다. 그럼에도 불구하고 왜 사람들은 늘 자신의 일이 많다고 느끼는 걸까.
이유는 두 가지다. '업무 기초에 대한 개념이 부족한 경우'와 '기초를 알아도 그것을 실천하지 않는 경우'다. 직장인들은 대개 후자인 경우가 많으며, 기초를 등한시하고 이제까지 해오던 방식에 얽매여 옳은 방식으로 일하지 않는다. 그리고 성과는 일하는 시간과 비례한다고 생각하고, 오랜 시간을 일하면 저절로 잘하게 될 거라 착각한다. 하지만 효율적이고 체계적으로 일하는 데 방해가 되는 6가지 문제점을 가지고 있다면, 그리고 그것을 다음과 같이 고치지 않는다면 당당한 칼퇴근은 영원히 딴 나라 이야기가 될 것이다.
①여러 형태로 들어오는 일들을 제대로 관리하지 못함→처리방법: 문서, e-메일, 구두요청, 하고 싶은 일 등, 일을 분류하여 처리하기
②우선순위를 제대로 매기지 못함→처리방법: 반드시 가장 중요한 일부터 하기
③시간을 제대로 관리하지 못함→처리방법: 시간을 합리적으로 사용하는 방법 배우기
④프로젝트를 제대로 관리하지 못함→처리방법: 프로젝트 시작부터 끝까지 제대로 파악하기
⑤개개인의 특성에 따른 문제→처리방법: 자신의 적성과 성격이 업무에 어떠한 영향을 주는지 파악하기
⑥심리적 문제→처리방법: 흔하게 일어나고 능률을 떨어뜨리는 자멸적 행동 해결하기
직장인이라면 누구나 서류 파일을 사용한다. 과거부터 수많은 업무보조 도구들이 나왔다 사라졌지만, 이 파일만은 현재까지 남아 있다. 때문에 서류 파일을 단순히 문서를 분류하여 저장하는 용도로 사용하고 있다면, 파일링으로 얻을 수 있는 효과를 제대로 이해하지 못하는 있는 것이다.
오늘 해야 할 일과 그 우선순위를 매겨주고, 자신과 동료의 마감을 챙겨주는 '일별' '월별'파일, 상사와의 관계를 원만하게 해주는 '피플' 파일, 지겨운 회의를 의미 있게 만들어주는 '미팅' 파일과 나의 기억력에 보조 장치가 돼줄 '팔로 업' '웨이팅' 파일, 게다가 자투리시간을 환상적으로 활용하게 해주는 '리딩(reading)' 파일 등 파일링으로 얻을 수 있는 이점은 두 가지다. 동료들로 하여금 자신을 체계적으로 일하는 사람으로 보이게 하는 것과 실제로 그렇게 일하게 되는 효과다.
일을 하는 사람이라면 누구나 한번쯤 찾아온다는 것이 직장인 사춘기다. 이때는 모든 것을 놓고 떠나고 싶고, 아침에 회사 나가기가 세상에서 제일 고역이다. 하지만 이러한 증상이 매일 아침마다 반복된다면, 그리고 그것을 애써 외면하고 시간이 해결해준다고 생각하는 상태라면?
해야 할 일이 꺼려지는 이유와 더불어 일의 방식을 바꾸고 많은 노력을 기울였음에도 성과가 나오지 않는 경우라면 본인의 적성과 성격에 업무가 맞지 않은 것이라고 말한다. 적성이 맞지 않은 일을 할 경우, 몸무게가 45㎏인 사람이 씨름 선수를 한 격이니 아무리 애를 써도 성과가 제대로 나올 리 만무하다. 또 영업사원이 영업이 꺼려지는 기가 막히는 경우가 있는데, 이 역시 근성과 노력의 부족이 아니라 자신의 머릿속에 박힌 고정관념에서 비롯된 경우가 많다. 예를 들면 어머니의 가르침 중 '낯선 사람과 함부로 어울리지 말아라'든지, '얌전하게 있어라' 등의 가르침이 현재 영업에 걸림돌이 된 것이다. 따라서 업무를 배치하거나 업종을 선택할 때 적성과 성격을 반드시 파악해야 한다. 크리스 크라우치 지음, 이선희 옮김, 240쪽, 1만2700원, 지상사
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